Privacyverklaring Fresh Thoughts en The Happy Expats

Laatst bijgewerkt: 14 september 2026

Als je met mij werkt, deel je vaak persoonlijke informatie. Ik vind het belangrijk dat je weet wat ik daarmee doe en dat je erop kunt vertrouwen dat ik daar zorgvuldig mee omga.

Deze privacyverklaring geldt voor Fresh Thoughts en voor de websites www.freshthoughts.nl en www.thehappyexpats.nl. The Happy Expats is geen aparte juridische entiteit.

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Fresh Thoughts

Simon Jansen

Galgeplek 30

6662 VR Elst

KvK: 84268417

E-mail: simon@freshthoughts.nl

Telefoon: 06 12392186

Fresh Thoughts verkoopt persoonsgegevens nooit aan derden.

1. Welke persoonsgegevens verwerk ik?

Afhankelijk van hoe je contact met mij hebt en welke dienstverlening je gebruikt, kan ik onder andere de volgende gegevens verwerken:

naam, adres en woonplaats;
e-mailadres en telefoonnummer;
factuur- en betaalgegevens;
afspraakgegevens;
informatie uit contact- en intakeformulieren;
informatie die je zelf deelt tijdens coaching, training, advies of begeleiding;
coachaantekeningen die relevant zijn voor een traject;
gegevens en resultaten uit persoonlijkheidsvragenlijsten, assessments of drijfverenscans;
gegevens die nodig zijn voor deelname aan e-learning;
gegevens voor nieuwsbrieven en andere communicatie;
technische gegevens zoals IP-adres, cookies en informatie over websitegebruik.

Ik verwerk alleen gegevens die relevant zijn voor het doel waarvoor ze nodig zijn.

2. Persoonlijke en gevoelige informatie binnen coaching

Tijdens coaching kunnen persoonlijke onderwerpen worden besproken. Daarbij kan ook informatie aan bod komen die onder de AVG als bijzonder persoonsgegeven geldt, bijvoorbeeld informatie over gezondheid.

De coachee bepaalt zelf welke informatie wordt gedeeld. Voor het verwerken van dit soort bijzondere persoonsgegevens vraag ik je bij aanvang van het traject, via de coachovereenkomst en werkwijze, om uitdrukkelijke toestemming. Ik ga met zulke informatie extra zorgvuldig en vertrouwelijk om, en bewaar ze niet langer dan noodzakelijk (zie artikel 18).

3. Waarvoor gebruik ik persoonsgegevens?

Ik gebruik persoonsgegevens onder andere om:

contact met je te onderhouden;
een kennismaking, intake of coachsessie te plannen;
coaching, teamcoaching, training, advies of andere begeleiding uit te voeren;
een traject praktisch en administratief te organiseren;
afspraken te beheren;
facturen en betalingen te verwerken;
toegang te geven tot e-learning;
scans of assessments uit te voeren;
nieuwsbrieven en andere communicatie te versturen waarvoor je je hebt aangemeld;
de websites goed te laten functioneren;
websitegebruik te analyseren en de dienstverlening te verbeteren;
te voldoen aan wettelijke en fiscale verplichtingen.

4. Op welke grondslag verwerk ik gegevens?

Persoonsgegevens worden alleen verwerkt als daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat. Dat kan zijn:

uitvoering van een overeenkomst, bijvoorbeeld voor een coachingstraject;
voorbereiding op een overeenkomst, bijvoorbeeld wanneer je een kennismaking aanvraagt;
wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor financiële administratie;
toestemming, bijvoorbeeld voor nieuwsbrieven, bepaalde cookies of specifieke verwerkingen;
gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor beveiliging of een goede organisatie van de dienstverlening, zolang jouw privacybelang daar niet zwaarder tegenop weegt.

Voor bijzondere persoonsgegevens die je tijdens coaching deelt (zoals informatie over gezondheid) geldt specifiek de uitdrukkelijke toestemming die je hiervoor bij aanvang van het traject geeft via de coachovereenkomst en werkwijze (zie artikel 2).

Wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd, kun je die toestemming altijd weer intrekken.

5. Vertrouwelijkheid binnen coaching

Wat tijdens coaching wordt besproken, wordt vertrouwelijk behandeld.

Ik deel geen inhoudelijke informatie uit coachgesprekken met derden zonder toestemming van de coachee, behalve wanneer daarvoor een wettelijke verplichting bestaat of wanneer sprake is van een uitzonderlijke situatie waarin ernstige schade voor de coachee of anderen dreigt.

Als een werkgever of andere partij opdrachtgever of betaler is, krijgt deze niet automatisch inhoudelijke informatie over de coaching. Als terugkoppeling onderdeel is van een traject, worden daar vooraf afspraken over gemaakt.

6. Andere coaches en samenwerkingspartners

Binnen The Happy Expats of andere trajecten kan coaching of begeleiding ook worden uitgevoerd door een aangesloten coach of samenwerkingspartner.

Vooraf wordt duidelijk gemaakt wie de dienstverlening uitvoert.

Als persoonsgegevens met een andere coach of partner moeten worden gedeeld, gebeurt dat alleen voor zover dat noodzakelijk is voor het traject en past binnen de gemaakte afspraken.

Een zelfstandig werkende coach kan voor zijn of haar eigen professionele dienstverlening zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn. Als dat van toepassing is, wordt daar vooraf duidelijkheid over gegeven.

7. Welke systemen en dienstverleners gebruik ik?

Voor mijn dienstverlening maak ik gebruik van verschillende externe systemen en leveranciers. Op dit moment gaat het onder andere om:

TransIP voor hosting van freshthoughts.nl;
WordPress en bijbehorende plugins voor freshthoughts.nl;
Plug&Pay voor thehappyexpats.nl en voor bestel-, betaal- en factuurgegevens;
MailBlue voor nieuwsbrieven en e-mailmarketing;
Calendly voor het plannen van afspraken;
Microsoft Teams, Google Meet en Zoom voor online gesprekken;
Huddle voor e-learning;
Into Drives voor drijfverenscans;
Microsoft OneDrive en Apple voor cloudopslag;
Cookiebot by Usercentrics voor cookiebeheer op freshthoughts.nl;
Cloudflare voor beveiliging;
Meta/Facebook voor marketingtechnologie wanneer daarvoor toestemming is gegeven;
AI- en transcriptietools zoals verderop in deze verklaring beschreven.

Deze partijen kunnen persoonsgegevens verwerken voor zover dat noodzakelijk is om hun dienst te leveren.

Waar een leverancier gegevens uitsluitend in mijn opdracht verwerkt, worden waar nodig passende afspraken over gegevensverwerking gemaakt.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.

Als dat gebeurt, worden persoonsgegevens alleen verwerkt wanneer daarvoor een geldige wettelijke basis en passende waarborgen bestaan, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of goedgekeurde contractuele waarborgen.

9. Intakeformulieren en e-mail

Intakeformulieren kunnen per e-mail worden verstuurd en teruggestuurd.

De informatie wordt gebruikt om het coachingstraject voor te bereiden en uit te voeren en kan persoonlijke informatie bevatten.

E-mailcorrespondentie wordt alleen bewaard zolang dit relevant is voor het traject, de administratie of een ander gerechtvaardigd doel.

10. Online afspraken en gesprekken

Voor afspraken kan gebruik worden gemaakt van Calendly.

Voor online gesprekken kan gebruik worden gemaakt van:

Microsoft Teams;
Google Meet;

Deze diensten kunnen bijvoorbeeld naam, e-mailadres, afspraakgegevens en technische gegevens verwerken.

Gesprekken worden niet standaard opgenomen.

11. E-learning via Huddle

Voor deelname aan e-learning wordt gebruikgemaakt van Huddle.

Om toegang te geven tot de leeromgeving worden in ieder geval voornaam en e-mailadres verwerkt.

Fresh Thoughts en The Happy Expats gebruiken informatie over deelname en gebruik niet actief voor andere doeleinden dan waarvoor de e-learning wordt aangeboden.

12. Drijfverenscans via Into Drives

Wanneer een drijfverenscan onderdeel is van een traject, worden gegevens en resultaten verwerkt in de omgeving van Into Drives.

De resultaten kunnen door Fresh Thoughts worden bewaard en worden inhoudelijk gebruikt binnen het afgesproken traject of wanneer de coachee daarom vraagt.

Een drijfverenscan is bedoeld als hulpmiddel voor reflectie en ontwikkeling en is geen medische of psychologische diagnose.

13. Gebruik van AI

Fresh Thoughts en The Happy Expats maken gebruik van AI en andere digitale hulpmiddelen voor onder andere:

tekstbewerking;
marketing;
ontwikkeling van e-learning;
reflectiemateriaal;
analyse en voorbereiding;
ondersteuning bij het verdiepen van inzichten uit bijvoorbeeld drijfverenscans.

Daarbij kunnen onder andere ChatGPT, Claude en andere AI-tools worden gebruikt.

Direct herleidbare persoonsgegevens en vertrouwelijke coachinformatie worden niet zonder passende grondslag en waarborgen in externe AI-systemen ingevoerd.

Waar mogelijk worden gegevens vooraf geanonimiseerd of gepseudonimiseerd.

AI ondersteunt het werk van de coach, maar neemt geen professionele beslissingen. Interpretatie, beoordeling en professionele verantwoordelijkheid blijven bij de coach.

14. AI-ondersteunde transcriptie

Bij coachgesprekken kan soms gebruik worden gemaakt van AI-ondersteunde transcriptiesoftware, bijvoorbeeld Granola of een vergelijkbare toepassing.

Dit gebeurt alleen met medeweten van de coachee.

Het transcript wordt gebruikt als tijdelijk hulpmiddel en daarna verwijderd.

Eventuele aantekeningen die uit het gesprek worden bewaard:

worden beperkt tot wat relevant is voor de coaching;
bevatten zo min mogelijk direct herleidbare persoonsgegevens;
worden waar mogelijk geanonimiseerd of gepseudonimiseerd;
worden beveiligd opgeslagen;
dienen uitsluitend als hulpmiddel voor de coach.

15. Nieuwsbrieven en MailBlue

Voor nieuwsbrieven en e-mailmarketing maken Fresh Thoughts en The Happy Expats gebruik van MailBlue.

Wanneer je je inschrijft, worden in ieder geval je naam en e-mailadres verwerkt.

Je kunt je op ieder moment uitschrijven via de afmeldlink in de e-mail of door contact op te nemen.

Na uitschrijving wordt je e-mailadres niet meer gebruikt voor nieuwsbrieven, behalve voor zover gegevens om administratieve of wettelijke redenen nog moeten worden bewaard.

16. Betalingen en administratie

Bij bestellingen via The Happy Expats kan Plug&Pay persoonsgegevens verwerken die nodig zijn voor bestelling, betaling, facturatie en administratie.

Financiële en fiscale gegevens worden bewaard zolang dat wettelijk verplicht is.

17. Cookies

Beide websites gebruiken cookies en vergelijkbare technieken.

freshthoughts.nl

Freshthoughts.nl gebruikt onder andere:

noodzakelijke cookies voor de werking van de website;
WordPress- en Elementor-cookies;
een taalvoorkeurcookie via Polylang;
Cookiebot by Usercentrics voor cookiebeheer;
marketingtechnologie van Meta/Facebook.

Niet-noodzakelijke marketing- en trackingcookies worden alleen gebruikt nadat daarvoor toestemming is gegeven.

thehappyexpats.nl

Thehappyexpats.nl gebruikt onder andere:

functionele en technische cookies voor Plug&Pay;
beveiligingscookies en technologie van Cloudflare;
statistische cookies wanneer daarvoor toestemming is gegeven;
marketingcookies, waaronder Meta/Facebook-technologie, wanneer daarvoor toestemming is gegeven.

Via de cookiebanners kunnen bezoekers hun voorkeuren aangeven.

Waar mogelijk is via de website ook een actueel overzicht beschikbaar van gebruikte cookies, doelen en bewaartermijnen.

18. Bewaartermijnen

Ik bewaar persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

Coachaantekeningen en andere inhoudelijke gegevens uit een coachingstraject worden uiterlijk binnen 3 maanden na afronding van het traject verwijderd. Je kunt mij ook eerder vragen om deze te verwijderen, voor zover er geen wettelijke verplichting bestaat om bepaalde gegevens te bewaren.

Als je later opnieuw een coachingstraject start, geef je mij daardoor opnieuw wat achtergrondinformatie of fris je mijn geheugen even op.

Daarnaast geldt:

financiële en fiscale gegevens worden bewaard gedurende de wettelijk verplichte termijn;
nieuwsbriefgegevens worden bewaard totdat je je uitschrijft;
tijdelijke transcripties van coachgesprekken worden na gebruik verwijderd;
contact- en intakegegevens die niet tot een traject leiden, worden niet langer bewaard dan redelijkerwijs nodig;
gegevens bij externe leveranciers kunnen daarnaast onder de bewaartermijnen van die leverancier vallen.

19. Beveiliging

Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Daarbij maak ik onder andere gebruik van toegangsbeveiliging, beveiligde cloudomgevingen, actuele software en waar beschikbaar versleuteling.

20. Jouw privacyrechten

Je hebt op grond van de AVG verschillende rechten.

Inzage

Je kunt vragen welke persoonsgegevens ik van je verwerk en waarvoor ik deze gebruik.

Correctie

Je kunt vragen om onjuiste of onvolledige gegevens aan te passen.

Verwijdering

Je kunt in bepaalde omstandigheden vragen om persoonsgegevens te verwijderen. Dit recht geldt niet onbeperkt, bijvoorbeeld wanneer ik gegevens op grond van een wettelijke verplichting moet bewaren.

Beperking

Je kunt in bepaalde situaties vragen om de verwerking tijdelijk te beperken.

Bezwaar

Je kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen, bijvoorbeeld wanneer die gebaseerd zijn op een gerechtvaardigd belang.

Intrekken van toestemming

Als een verwerking gebaseerd is op jouw toestemming, kun je die toestemming weer intrekken.

Gegevensoverdraagbaarheid

In bepaalde gevallen kun je vragen om persoonsgegevens digitaal aan jou of aan een andere organisatie over te dragen.

Een verzoek kun je sturen naar: simon@freshthoughts.nl

Ik behandel het verzoek binnen de daarvoor geldende wettelijke termijn.

21. Klachten

Heb je vragen of zorgen over de manier waarop ik met persoonsgegevens omga, neem dan bij voorkeur eerst contact met mij op.

Ik probeer vragen of problemen graag rechtstreeks op te lossen.

Daarnaast heb je altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

22. Wijzigingen

Mijn dienstverlening, websites en de systemen die ik gebruik kunnen veranderen. Daarom kan deze privacyverklaring worden aangepast.

De meest actuele versie wordt gepubliceerd op:

www.freshthoughts.nl

www.thehappyexpats.nl

Laatst bijgewerkt: 14 september 2026

Fresh Thoughts Coaching & Consulting